Für jede Art von Daten ist festgelegt, wie lange wir sie aufbewahren. Die Fristen auf dieser Seite kommen direkt aus dieser Festlegung: Ändert sie sich, ändert sich auch diese Seite.
„Höchstens“ heißt: Spätestens mit Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht. „Gesetzlich vorgeschrieben“ heißt: Wir müssen die Daten so lange aufbewahren und dürfen sie vorher nicht löschen. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ereignis in der letzten Spalte.
Fälle und Vermittlung
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
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| Nie veröffentlichter Entwurf eines Falls | höchstens 30 Tage | Letzte inhaltliche Änderung am Entwurf |
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| Falldaten nach erfolgreicher Vermittlung | höchstens 30 Tage | Abschluss des Falls mit Vermittlung |
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| Falldaten, wenn der Fall ohne Vermittlung endet | höchstens 30 Tage | Abschluss des Falls ohne Vermittlung |
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| Falldaten eines zurückgezogenen Falls | höchstens 30 Tage | Rückzug des Falls |
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| Nachrichten und Teamnotizen zum Fall | sofort | Löschtermin des zugehörigen Falls |
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| Verlauf der Vermittlung | sofort | Löschtermin des zugehörigen Falls |
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| Nachweis der Einwilligung und Berechtigung | sofort | Löschung des zugehörigen Falls |
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| Knapper Vermittlungsnachweis, nur im begründeten Einzelfall | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Abschluss des Falls mit Vermittlung |
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| Einwilligungsnachweis, nur im begründeten Einzelfall | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Löschung des zugehörigen Falls |
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Konto, Team und Organisation
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
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| Nicht abgeschlossene Registrierung | höchstens 30 Tage | Beginn der Registrierung |
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| Einladung ins Team | höchstens 14 Tage | Erstellung der Einladung |
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| Mitgliedschaft in einer Organisation nach ihrem Ende | höchstens 30 Tage | Ende der Mitgliedschaft |
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| Benutzerkonto nach der Löschung | höchstens 30 Tage | Bestätigte Löschung des Kontos |
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| Organisation und Standort nach dem Ende aller Leistungen | höchstens 30 Tage | Ende aller Leistungen |
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| Kennzahlen im Cockpit einer Organisation | höchstens 24 Monate | Ende des Monats der Kennzahl |
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Abrechnung
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
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| Rechnungen | 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (gesetzlich vorgeschrieben) | Ausstellung der Rechnung |
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| Buchungsbelege | 8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (gesetzlich vorgeschrieben) | Entstehung des Belegs |
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| Geschäftsbriefe | 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (gesetzlich vorgeschrieben) | Versand oder Empfang des Briefs |
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| Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse | 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres (gesetzlich vorgeschrieben) | Abschluss der Bücher oder der Aufzeichnung |
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| Rechnungsempfänger und Ansprechpartner der Buchhaltung | höchstens 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Ende der Abrechnung für den Empfänger |
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| Individuelle Rabatte | höchstens 6 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Ende des Rabatts |
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Anfragen und Datenschutzrechte
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
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| Anfragen über das Kontaktformular der Webseite | höchstens 12 Monate | Eingang der Anfrage |
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| Supportanfragen | höchstens 12 Monate | Abschluss der Supportanfrage |
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| Exportdateien zum Herunterladen | höchstens 7 Tage | Erstellung der Exportdatei |
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| Exportaufträge nach Ablauf der Datei | höchstens 90 Tage | Ablauf der Exportdatei |
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| Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Erledigung der Anfrage |
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| Nachweis einer aufgehobenen Einschränkung der Verarbeitung | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Aufhebung der Einschränkung |
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| Nachweis der Mitteilungen an Empfänger | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Erledigung der Mitteilung |
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| Löschprotokoll (ohne Inhalte der gelöschten Daten) | höchstens 3 Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Abschluss der Löschung |
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Technik und Sicherheit
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
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| Technische Protokolle des E-Mail-Versands | höchstens 30 Tage | Letzter Zustellversuch |
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| Zugriffsprotokolle des Webservers | höchstens 7 Tage | Zeitpunkt des protokollierten Ereignisses |
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| Bereinigte Fehlerprotokolle | höchstens 14 Tage | Zeitpunkt des protokollierten Ereignisses |
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| Betriebsprotokolle | höchstens 14 Tage | Zeitpunkt des protokollierten Ereignisses |
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| Anmeldeversuche und Sicherheitsereignisse | höchstens 30 Tage | Zeitpunkt des protokollierten Ereignisses |
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| Protokoll der Zugriffe des Betreibers auf Fälle | höchstens 6 Monate | Zugriff des Betreibers |
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| Verwaltungsdaten der KIS-Anbindung nach Sperre oder Ende | höchstens 90 Tage | Sperre der KIS-Bridge oder Ende der KIS-Anbindung |
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| Befehle an die KIS-Bridge | höchstens 90 Tage | Erledigung, Abbruch oder Ablauf des Befehls an die KIS-Bridge |
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| Datensicherungen (Backups) | höchstens 30 Tage | Erstellung der Sicherung |
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| Sperrliste, damit Gelöschtes nicht aus einer Sicherung zurückkehrt | höchstens 60 Tage | Abschluss der Löschung |
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Verzeichnis nicht registrierter Anbieter
| Daten | Frist | Beginn der Frist |
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| Eintrag im Verzeichnis nicht registrierter Anbieter nach seinem Ende – bei Widerspruch höchstens 30 Tage | höchstens 6 Monate | Ende des Eintrags: Widerspruch, Übernahme ins Portal oder nicht mehr aktuell |
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Wie eine Löschung abläuft, wann Daten ausnahmsweise länger bleiben und was mit Datensicherungen geschieht, steht im Artikel Was passiert bei einer Löschung?.